Privacyverklaring

Kort gezegd

• Keeva is de app van je club. De club zet erin wie je bent, in welk team je zit en wanneer je moet trainen of spelen.
• Alleen mensen van je club die dat nodig hebben, zoals je trainer, zien jouw gegevens.
• We verkopen je gegevens nooit en laten je geen reclame zien.
• Gebruik je de app twee jaar niet? Dan krijg je eerst twee keer een e-mail. Daarna halen we je account weg.
• Wil je weten wat er over je in Keeva staat, of wil je iets laten aanpassen? Vraag het je ouders, je club of mail support@keeva.app.

1. Wie zijn wij?

Keeva is een dienst van Atelix, Putstraat 40A, 6131 HM Sittard, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 86848291. Vragen over privacy stel je via support@keeva.app.

2. Wie bepaalt wat er met je gegevens gebeurt?

Je club is verantwoordelijk voor de gegevens die zij in Keeva bijhoudt: je lidmaatschap, je groepen, je aanwezigheid en wat de club over je vastlegt. Keeva verwerkt die gegevens in opdracht van de club en heeft daarvoor een verwerkersovereenkomst met elke club. Keeva is zelf verantwoordelijk voor je account, voor de beveiliging en voor het verbeteren van de dienst.

Vragen over wat de club over je bijhoudt, stel je eerst aan je club. Vragen over je account stel je aan ons.

3. Welke gegevens verwerken we?

• Account: naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen), taal, wanneer je Keeva voor het laatst gebruikte en welke leden aan je account gekoppeld zijn.
• Lidmaatschap: wat de club vastlegt, zoals naam, contactgegevens, adres, noodcontact, profielfoto, geboortedatum (alleen als de club die nodig heeft), groepen, rol en rechten.
• Supporters: meld je je aan als supporter van een club, dan je naam, e-mailadres, de club en of die je aanmelding goedkeurde.
• Volgen: welke teams en evenementen jij of je kind volgt, zodat ze in je agenda en meldingen komen.
• Activiteiten: uitnodigingen, je antwoorden en eventuele reden van afmelding, taken, gelezen nieuws en bestanden die je deelt.
• Meldingen: meldingen in de app en, als je die aanzet, gegevens voor pushmeldingen.
• Agenda: als je de persoonlijke agenda gebruikt, een geheime link waarmee je agenda-app je activiteiten ophaalt, en wanneer die dat voor het laatst deed.
• Betalingen: als je club betalingen via Keeva gebruikt, de betaalverzoeken aan jou of je kind (omschrijving, bedrag, vervaldatum, voor welk lid en wie betaalt), contributies, de status van betalingen en terugbetalingen, herinneringen, en de reden als de club een verzoek intrekt, kwijtscheldt of als buiten Keeva betaald markeert. Je kaart- of bankgegevens vul je in bij Stripe; die ziet en bewaart Keeva niet. Keeva bewaart alleen de kenmerken die Stripe aan een betaling geeft.
• Sponsors: ben je contactpersoon van een sponsor van de club, dan je naam en e-mailadres. Die ziet alleen wie bij de club sponsors beheert.
• Techniek en beveiliging: IP-adres, browser, sessies en logboeken.
• Bezoekstatistieken: Cloudflare Web Analytics telt bezoeken aan keeva.app en de clubapp (pagina, land, browser en laadtijd), zonder cookies en zonder je over andere sites te volgen. Keeva ziet daarvan alleen totalen.
• Gebruik: welke schermen je opent en hoe snel die laden, en of je e-mails van Keeva opent; nooit wat je invult. Alleen als je akkoord gaat koppelen we dit aan jou, anders tellen we schermen anoniem en meten we niet of je e-mails opent. Met je akkoord ziet je club per nieuwsbericht of je het las, wanneer, en of dat in de app of in de e-mail was.

4. Waarom en op welke grond?

Doel	Grond
Je account en de clubapp laten werken	Uitvoering van de overeenkomst met jou en met je club
Clubgegevens bijhouden	De grond die je club kiest, meestal het lidmaatschap
Betalingen aan je club afhandelen	Uitvoering van de overeenkomst met je club
Betaalgegevens bewaren voor de administratie	Wettelijke plicht (fiscale bewaarplicht van de club)
Beveiligen, misbruik voorkomen, storingen vinden	Gerechtvaardigd belang
Bezoekstatistieken van keeva.app en de clubapp	Gerechtvaardigd belang
Pushmeldingen	Toestemming, die je in je profiel of browser intrekt
Gebruik aan jou koppelen	Toestemming, die je in je profiel intrekt
Wettelijke verplichtingen	Wettelijke plicht

We verkopen geen gegevens en gebruiken ze niet voor reclame.

5. Met wie delen we gegevens?

Alleen mensen die je club daarvoor rechten geeft, zien je clubgegevens. Komt een nieuwsmail niet aan, of is een lid niet bereikbaar (geen account en geen werkend e-mailadres), dan ziet de club dat met naam, zodat ze het adres kan verbeteren; dat staat los van je akkoord. We schakelen de dienstverleners in uit de lijst subverwerkers. Zij verwerken alleen wat nodig is, volgens onze instructies.

Betaal je via Keeva, dan reken je af op de betaalpagina van Stripe. Stripe krijgt daarvoor je e-mailadres, de omschrijving en het bedrag, en verwerkt je betaalgegevens. Voor de betaling zelf, zoals fraudecontrole en wettelijke controles, is Stripe ook zelf verantwoordelijk, volgens de privacyverklaring van Stripe. In de betaalgegevens kijken alleen jij, wie betaalt, en wie bij de club betalingen beheert. Organisatoren van een evenement zien per deelnemer of er betaald is.

Je club kan zelf koppelingen aanzetten: een API-sleutel voor een eigen website of een tool zoals n8n, een webhook die bij een wijziging een bericht naar een tool van de club stuurt, en een AI-assistent zoals Claude of ChatGPT voor concepten. Wat zo’n koppeling leest, gaat naar die partij. De club kiest wat de koppeling mag zien en is verantwoordelijk voor afspraken met die partij. Een AI-assistent krijgt nooit ledengegevens of contactgegevens.

Voor evenementen met een adres zoekt Keeva het weer en de reistijd op bij PDOK, OpenStreetMap (Nominatim en OSRM) en Open-Meteo. Daarbij gaat alleen het adres van het evenement mee, nooit wie er komt.

6. Hoe lang bewaren we gegevens?

Gegevens	Bewaartermijn
Je account	Tot je het verwijdert, of 60 dagen nadat je laatste club je heeft verwijderd
Account dat 2 jaar niet is gebruikt	Verwijderd na twee waarschuwingen per e-mail, verspreid over 90 dagen. Accounts van ouders blijven
Uitnodiging die je niet accepteert	90 dagen
Reden van afmelding	12 maanden na het evenement
Contactpersoon van een sponsor	12 maanden nadat de sponsoring is afgelopen
Betaalverzoeken, betalingen en terugbetalingen	7 jaar na het einde van het jaar van de betaling, ook als je je account verwijdert. Dat is de wettelijke bewaarplicht van de club
E-maillog	12 maanden
Meldingen	6 maanden
Welk nieuws je las	12 maanden
Apparaat voor pushmeldingen dat niet meer actief is	90 dagen
Aanmelding als supporter die openstaat of is afgewezen	30 dagen
Wijzigingslog: wie wat veranderde, zonder de persoonsgegevens zelf	2 jaar
Wijzigingen door medewerkers van Atelix	2 jaar
Gebruik dat naar jou herleidbaar is	Alleen met toestemming: 90 dagen, of tot je de toestemming intrekt; anonieme dagtotalen tot 2 jaar
Back-ups	Tot 6 maanden. Wat je verwijdert, verdwijnt daarna ook uit de back-ups

Lidmaatschapsgegevens bewaart de club zolang zij die nodig heeft. Is iemand geen lid meer, dan vraagt Keeva de club na een termijn die de club kiest (standaard 2 jaar) of die gegevens weg kunnen.

7. Je rechten

Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren of verwijderen, de verwerking laten beperken, bezwaar maken en je gegevens meenemen. In je profiel download je je gegevens en verwijder je je account zelf. Voor wat de club over je bijhoudt, ga je naar je club. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Kinderen

Clubs gebruiken Keeva ook voor jeugdleden. Voor kinderen onder de 16 regelt de club toestemming met een ouder of voogd, en kan de club een ouder aan het lid koppelen. Als supporter aanmelden kan zelf vanaf 16 jaar; voor jongere fans meldt een ouder zich aan. Bovenaan deze pagina staat een korte versie voor kinderen.

9. Beveiliging

Gegevens staan op servers van Hetzner in Duitsland en gaan versleuteld over het internet. Medewerkers van Atelix kunnen alleen bij gegevens wanneer dat nodig is voor ondersteuning of beheer, en elke wijziging die zij maken wordt vastgelegd. Bij een datalek waarschuwen we de club binnen 24 uur, en waar nodig de Autoriteit Persoonsgegevens en jou.

10. Wijzigingen

Als deze verklaring verandert, staat de nieuwe versie hier met de datum. Bij een grote wijziging laten we het je in de app weten.