Verwerkersovereenkomst
De afspraken tussen je club en Keeva over de persoonsgegevens die Keeva voor de club verwerkt.
Versie 1.0 · Bijgewerkt op 28 oktober 2026
Een beheerder van de club aanvaardt deze overeenkomst namens de club in de app. Versie 1.0.
1. Partijen
De club die Keeva gebruikt (verwerkingsverantwoordelijke, hierna “de club”) en Atelix, Putstraat 40A, 6131 HM Sittard, KvK 86848291 (verwerker, hierna “Keeva”). Een beheerder van de club aanvaardt deze overeenkomst namens de club in de app. Keeva legt vast wie dat deed, wanneer, en welke versie.
2. Onderwerp
Keeva verwerkt persoonsgegevens alleen om de clubapp te leveren: leden, groepen, evenementen, taken, nieuws, bestanden, e-mail, meldingen en, als de club die aanzet, betalingen. Keeva gebruikt de gegevens niet voor eigen doelen, behalve om de dienst te beveiligen, storingen te vinden en het gebruik geanonimiseerd te meten.
3. Gegevens en betrokkenen
- Betrokkenen: leden en oud-leden, ouders en voogden, supporters, vrijwilligers, sponsorcontacten en beheerders van de club.
- Gegevens: naam, contactgegevens, geboortedatum (optioneel), groepen en rollen, aanwezigheid en reden van afmelding, eigen ledenvelden, bestanden en berichten, en bij betalingen de betaalverzoeken, contributies, betalingen en terugbetalingen. Kaart- en bankgegevens vult de betaler in bij Stripe; Keeva krijgt ze niet.
- Bijzondere gegevens: Keeva is daar niet voor bedoeld. De club zet geen gezondheidsgegevens of andere bijzondere gegevens in vrije velden.
4. Instructies
Keeva verwerkt alleen op instructie van de club. Die instructies zijn wat de club in de app instelt en doet. Vindt Keeva een instructie in strijd met de AVG, dan laat Keeva dat de club direct weten.
5. Geheimhouding
Iedereen die voor Keeva met de gegevens werkt, heeft een geheimhoudingsplicht. Medewerkers komen alleen bij de gegevens als dat nodig is voor ondersteuning of beheer.
6. Beveiliging
Keeva neemt passende maatregelen. Die maatregelen staan in bijlage B, die Keeva bijwerkt als dat nodig is. Voorbeelden: versleutelde verbindingen, versleutelde wachtwoorden, toegang per recht, back-ups in de EU, en een audittrail van beheerhandelingen.
7. Subverwerkers
Keeva schakelt de subverwerkers uit bijlage A in. De club geeft daarvoor algemene toestemming. Keeva kondigt een nieuwe of andere subverwerker minstens 30 dagen vooraf aan via keeva.app/subverwerkers en per e-mail aan de beheerders. De club mag daar met redenen bezwaar tegen maken. Komen partijen er niet uit, dan mag de club de overeenkomst opzeggen. Keeva legt subverwerkers dezelfde plichten op als in deze overeenkomst.
8. Doorgifte buiten de EU
Keeva bewaart gegevens in de EU. Bij een subverwerker buiten de EU, of met een moederbedrijf daar, gebruikt Keeva het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
9. Rechten van betrokkenen
De club beantwoordt verzoeken van betrokkenen. Keeva helpt daarbij met functies in de app, zoals het downloaden en verwijderen van gegevens. Komt een verzoek bij Keeva binnen, dan stuurt Keeva het door naar de club, tenzij het alleen over het account gaat.
10. Datalekken
Keeva meldt een datalek bij de club binnen 24 uur nadat Keeva het ontdekte. De melding beschrijft wat er gebeurde, welke gegevens en hoeveel mensen het raakt, en wat Keeva doet. De club beslist over de melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen. Keeva helpt daarbij.
11. Audits
Keeva geeft de club de informatie die nodig is om naleving aan te tonen. De club mag eens per jaar een audit laten doen, op eigen kosten en met 30 dagen vooraankondiging.
12. Einde
De overeenkomst loopt zolang de club Keeva gebruikt. Daarna kan de club haar gegevens 30 dagen downloaden. Daaronder vallen ook de betaalgegevens, die de club zelf voor haar administratie bewaart. Keeva verwijdert ze binnen 60 dagen daarna. Uit back-ups verdwijnen ze binnen 6 maanden.
13. Aansprakelijkheid en recht
Voor aansprakelijkheid gelden de afspraken die partijen voor het gebruik van Keeva maakten. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
Bijlage A: subverwerkers
Zie de lijst subverwerkers.
Bijlage B: beveiligingsmaatregelen
- Alle verbindingen gaan via HTTPS. Wachtwoorden worden gehasht en een account wordt na te veel mislukte pogingen geblokkeerd.
- Clubgegevens zijn gescheiden per club. Beheerders zien alleen wat hun rechten toestaan.
- De database is alleen lokaal op de server bereikbaar. De API draait niet als root.
- Er worden elke 6 uur versleutelde back-ups gemaakt in de EU, en wekelijks wordt een herstel getest.
- Wijzigingen door platformbeheerders worden onveranderbaar vastgelegd.